島根県で、ファイルが添付された送信メールに対し、添付ファイルを分離し、サーバへ一定期間アップロードするしくみを3月に導入していたが、メール誤送信を2件発生させた。
うち1件は誤送信直後に気づいたため、相手がダウンロードするまえに取り消せたので、一定の効果はあったとしている。

誤送信が発生した原因は、本来送信すべきファイルと、誤送信したファイルを同じフォルダ内に保存しており、ファイル名が類似していたと説明。
別件では、この仕組みを通さず事前に送付した調査様式を誤って企業情報を含んだままメールで誤送信した。ファイルにパスワードなどは設定されていなかった。
誤送信したのは、直近に実施したフォローアップ訪問時の記録データ。企業237社に関する業況、売り上げ、利益、おもな取引先、採用人数、県などへの要望が含まれる。

・同企業の担当者から指摘があり問題が発覚。その場で同県職員立ち合いのもと削除したという。

同県では、ファイルが添付された送信メールに対し、添付ファイルを分離し、サーバへ一定期間アップロードするしくみを導入していたが、誤送信が発生した原因は、本来送信すべきファイルと、誤送信したファイルを同じフォルダ内に保存し、ファイル名が類似していたと説明。

今後は専用フォルダを作成し、機密情報であることが判別できるようファイル名を変更。
ファイルにパスワードを設定して厳重に管理する。

また職員に対する研修のほか、企業情報をメールに添付できないデータベースによる管理へ2025年4月に移行し、再発の防止を図るとしている。