都立高校で生徒の個人情報含む出席簿が所在不明となっている。

都教委によれば、所在がわからなくなっている出席簿には、生徒35人分の氏名、出席番号、選択科目の一覧、出欠の情報が含まれる。

同校の同主任教諭が11月5日のショートホームルーム以降、デジタルの出席簿で出席確認へ対応し、紙の出席簿を使用していなかったが、11月11日16時ごろ、紙の出席簿を紛失していることに気付いたもの。
校内を探すも発見できず、全教職員で校内を探索したが見つからなかった。同校では、対象となる生徒に事情を説明するとともに謝罪。あわせて臨時保護者会を開催した。

このケースを一般企業で置き換えると、紙からデジタルに移行した際、再参照しないが保管期間だけが指定された紙資料は電子化せず保管しているケースがある。デジタル化の手間とコスト発生を嫌ったもので、一般的な企業でよく見かける管理方法だ。

保管期間がすぎたものから廃棄処分をするが、このときに管理台帳通りに書類が保管されておたず紛失扱いになり相談も寄せられる。再調査をして見つかるケースはほぼないので、紛失の自己記録だけが残る。
個人情報保護法で定められた個人情報が紛失した場合は、保護委員会への報告義務が生じる。

いらないものだが保管義務があるものの管理実態の確認をお勧めします。